Sürüm 1
Veri sorumlusu KIRIMLI TEKNOLOJİ LİMİTED ŞİRKETİ, Yakuplu Mah. Hürriyet Bul. Skyport Residence NO: 1 Kat: 10 İç Kapı NO: 113 BEYLİKDÜZÜ / İSTANBUL, Türkiye.
Kişisel verilerinize ilişkin her talep için support@doculiq.com adresine yazabilirsiniz.
DocuLiq 18 yaşından küçüklere yönelik değildir. Bu yaş kuralı hesap sahibiyle ilgilidir: bir yetişkinin yüklediği belgeler çocuklara ait veri içerebilir.
| Veri | Amaç | Nerede tutulur | Ne kadar süre | Hukuki sebep |
|---|---|---|---|---|
| Hesap: e-posta adresi, görünen ad, hesap kimliği ve parolayla giriş yapıyorsanız parolanız (Google onu tek yönlü şifrelenmiş biçimde tutar). Kayıt olurken ve giriş yaparken kimlik doğrulama hizmeti IP adresinizi ve tarayıcı ya da cihaz bilgilerinizi de kaydeder | Hesabınızı açmak, sizi tanımak ve oturumunuzu güvende tutmak | Kimlik doğrulama hizmetimiz; ekip çalışma alanında üye listesi (e-posta adresi ve görünen ad) | Hesabınızı silene kadar; Google, kaydettiği IP adreslerini birkaç hafta sakladığını belirtir | Sözleşmenin ifası; IP adresi ile tarayıcı ya da cihaz bilgileri için meşru menfaat: hesap güvenliği |
| Apple, Google ya da Microsoft ile giriş yaptığınızda aldığımız veriler: adınız, e-posta adresiniz (Apple'ın "E-Postamı Gizle" özelliğinde bir aktarma adresi) ve o sağlayıcıdaki hesap kimliğiniz. Sağlayıcının giriş jetonunu saklamayız. Masaüstü uygulamasında Microsoft ile giriş ve Windows'ta Apple ile giriş sunucumuz üzerinden tamamlanır: sağlayıcının verdiği tek kullanımlık giriş kodu ile, Windows'ta Apple ile ilk girişinizde, Apple'ın ilettiği adınız ve e-posta adresiniz sunucumuzdan geçerek kimlik doğrulama hizmetimize ulaşır; sunucumuz bunları saklamaz | Seçtiğiniz sağlayıcıyla giriş yapmanızı sağlamak | Kimlik doğrulama hizmetimiz | Hesabınızı silene kadar | Sözleşmenin ifası |
| Tamamlanmamış kayıt (e-posta kodu hiç doğrulanmamış): e-posta adresi, hesap kimliği ve giriş sağlayıcısının ilettikleri | Başladığınız kaydı tamamlayabilmenizi sağlamak | Kimlik doğrulama hizmetimiz | Kayıt ve son giriş 7 günden eski olduğunda günlük temizlikte silinir | Sözleşmenin kurulmasından önceki adımlar |
| Profil fotoğrafı | Profilinizi göstermek | Dosya depolamamız | Değiştirene ya da hesabınızı silene kadar | Sözleşmenin ifası |
| Belgeleriniz, önizlemeleri ve künyeleri (ad, özgün dosya adı, tür) | Belgelerinizi saklamak, göstermek, paylaşmanızı sağlamak ve kullandığınız özellikleri sunmak | Dosya depolamamız ve veritabanımız | Siz silene kadar. Silinen belge Çöp Kutusu'nda 7 gün (Free), 30 gün (Pro, Team ve Business kişisel çalışma alanı) ya da 90 gün (Business ekip çalışma alanı) kalır, sonra kalıcı olarak silinir. Sağlık ya da adli sicil belgesi olarak tanınan ve yükleyeninin açık rızası olmayan belge, bildirimden 7 gün sonra silinir (bölüm 5). Free planda 180 gün giriş yapılmayan hesabın kişisel çalışma alanındaki belgeler, e-posta uyarısından 30 gün sonra silinir (bölüm 7) | Sözleşmenin ifası; içlerindeki başka kişilere ait olağan kişisel veriler için, istediğiniz hizmeti sunmaktaki meşru menfaatimiz; içlerindeki kendi özel nitelikli verileriniz için açık rızanız (bölüm 5); içlerindeki başka bir kişiye ait özel nitelikli veriler için o kişinin sizin aracılığınızla verdiği açık rızası ya da onun yasal temsilcisi olmanız (bölüm 5). Mesleki ya da ticari sıfatla hareket ediyorsanız başka kişilere ait verileri bunun yerine sizin veri işleyeniniz olarak işleriz (bölüm 4) |
| Belgelerinizden türeyen içerik: çıkarılan metin (OCR), özet, risk incelemesi, bilgi çıkarımı, arama dizini ve belge sohbetinde ilgili bölümleri seçmek için kullanılan bölüm vektörleri | Belgelerinizi aranabilir kılmak ve yapay zekâ özelliklerini sunmak | Veritabanımız | Belgeyle ve hesabınızla birlikte silinir | Belgelerinizle aynı (üstteki satır) |
| Sağlık ya da adli sicil belgesi olarak tanınan belgenin kaydı: belgenin ve yükleyenin kimliği, tanınan tür ve, açık rıza yoksa, belgenin silineceği tarih | Açık rızası olmayan tanınan belgeyi bulmak, yükleyene ve çalışma alanının sahibi ile yöneticilerine bildirmek ve süresinde silmek | Veritabanımız | Belgeyle birlikte silinir; belgenin metni artık tanınmıyorsa hemen | Açık rızanız (bölüm 5); açık rıza yoksa hukuki yükümlülük: özel nitelikli veriyi açık rıza olmadan saklamamak |
| Hatırlatıcı, görev, not ve listeler | Sürelerinizi ve işlerinizi takip etmenizi sağlamak | Veritabanımız | Siz onları silene ya da bağlı oldukları belgeyi kalıcı olarak silene kadar; hatırlatıcı vadesinden 1 gün sonra silinir. Free planda 180 gün giriş yapılmayan hesabın kişisel çalışma alanındakiler, belgelerle birlikte silinir (bölüm 7) | Sözleşmenin ifası |
| Metne dökmek için yüklediğiniz ses kayıtları | Kaydı metne dökmek | Dosya depolamamız | Dönüştürülmüş kopya işlemden sonra silinir; yüklenen asıl kayıt yaklaşık 1 gün sonra kendiliğinden kaldırılır | Belgelerinizle aynı (yukarıda) |
| Bir isteğin sonucu (örneğin ses dökümü ya da sohbet cevabı) — aynı istek tekrarlanırsa iki kez ücretlendirilmesin diye | Tekrarlanan isteğin iki kez ücretlendirilmesini önlemek | Veritabanımız | 24 saat | Sözleşmenin ifası |
| E-postayla gönderilen giriş kodları | Girişinizi doğrulamak | Veritabanımız | 5 dakika ya da kullanılana kadar | Meşru menfaat: hesap güvenliği |
| Güvenilen cihazlar (cihaz adı, platform, tarihler) | Güvendiğiniz cihazda kod sormamak, tanınmayan cihazı doğrulamak | Veritabanımız | Son kullanımdan 90 gün sonra | Meşru menfaat: hesap güvenliği |
| Güvenlik ve kötüye kullanım sayaçları (hesap kimliğinizle, giriş yapmadan önce ise IP adresinizle tutulur) | Kötüye kullanımı ve aşırı yüklenmeyi durdurmak | Veritabanımız | Dakikalardan 40 güne kadar | Meşru menfaat: kötüye kullanımın önlenmesi |
| Ekip davetleri (davet edilenin e-posta adresi) | Daveti iletmek ve kabul edilmesini sağlamak | Veritabanımız | 7 gün | Sözleşmenin ifası |
| Ekip çalışma alanı işlem kaydı (kim ne yaptı) | Çalışma alanında kimin ne yaptığını gösterebilmek | Veritabanımız | 365 gün | Meşru menfaat: güvenlik ve ispat |
| Satın alma kayıtları (hesap kimliği, ürün, olay, mağaza ülkesi; web sitemizden yapılan satın almada Paddle'ın abonelik ve işlem kimlikleri; App Store ya da Google Play'den yapılan satın almada mağazanın işlem ya da sipariş kimliği) | Planınızı ve satın aldıklarınızı hesabınıza uygulamak | Veritabanımız | 400 gün, hesap silindikten sonra da | Sözleşmenin ifası; meşru menfaat: her satın almanın yalnız bir kez uygulanması ve bir plan değişikliğinin dayandığı satın almaya kadar izlenebilmesi. Bunlar muhasebe kaydı değildir; muhasebe kayıtlarını mağaza, web sitemizden yapılan satın almada ise Paddle tutar |
| Hesabınızla App Store ya da Google Play satın almalarınız arasındaki bağ (mağaza satın alma jetonunuz, mağazanın ilk satın alma kimliği, hesap kimliğiniz) | Mağaza satın almasını ve yenileme, iade ve iptallerini hesabınıza uygulamak; başka bir DocuLiq hesabına zaten bağlı bir satın almayı reddetmek | Veritabanımız | Hesabınızı silene dek | Sözleşmenin ifası |
| Web sitemizden satın alma durumunuz: satın alma öncesi bilgilendirmenin kaydı (ürün, size gösterilen fiyat, gönderildiği an ve dil), aboneliğinizden caydığınız ya da cayma süresi içinde iadeyle sona erdirdiğiniz anlar ve bu hesapta satın almanın kapalı olduğu bilgisi | Ödemeden önce size e-postayla gönderdiğimiz satın alma bilgilerinin gönderildiğini gösterebilmek; satın almanın kötüye kullanılmamasını sağlamak (art arda satın alıp iade alma, ödeme itirazı) | Veritabanımız | Hesabınızı silene kadar (bilgilendirmenin ve erken sona erdirmelerin son 20 kaydı) | Hukuki yükümlülük: mesafeli sözleşmede satın alma öncesi bilgilendirme ve bunun ispatı; meşru menfaat: ödemelerin kötüye kullanılmasının önlenmesi |
| Kullanım kayıtları (bölüm 8) | Hizmeti işletmek, kullanımınızı size göstermek, ürünü geliştirmek ve büyümeyi ölçmek (bölüm 8) | Veritabanımız ve iç raporlama arşivimiz (bu kayıtların, raporlarımızı ürettiğimiz bir kopyası) | 400 gün (yaklaşık 13 ay) | Meşru menfaat: hizmetin işletilmesi, ödeme yapan kullanıcıya kendi kullanımının gösterilmesi, ürünün nasıl kullanıldığının anlaşılması ve geliştirilmesi, büyümenin ve kullanıcıların geri dönüşünün ölçülmesi |
| İlk girişte alınan ülke ve bölge sinyalleri (mağaza ülkesi, cihaz bölgesi, saat dilimi), dil tercihiniz ve, sonradan kendiniz değiştirirseniz, ülkeniz | Hizmet bölgesini ve dili seçmek; web sürümünde, kaydınızın hizmeti sunduğumuz bir ülkeden yapıldığını tarayıcınızın saat diliminden denetlemek (bugün yalnız Türkiye) | Veritabanımız | Hesabınızı silene kadar | Sözleşmenin kurulması ve ifası: hizmet bölgesinin ve dilin seçilmesi, hizmetin sunulduğu ülkenin denetlenmesi |
| Kabul, izin ve rıza kayıtlarınız: Kullanım Koşulları'nı her kabul edişinizde, yapay zekâ veri paylaşım iznini her verişinizde ya da geri alışınızda, bu metin ya da Yapay Zekâ Bildirimi size her sunulduğunda ve açık rızayı her verişinizde ya da geri çekişinizde ne olduğunu, hangi metinle, hangi sürüm ve dille ilgili olduğunu, ne zaman ve hangi ekranda olduğunu kaydederiz; ilk ekranda ayrıca o ekrandaki yazının hangi sürümünü gördüğünüzü de | Neyi ne zaman kabul ettiğinizi, neye izin ya da rıza verdiğinizi ispatlayabilmek | Veritabanımız | Hesabınız açıkken; hesabınızı sildikten sonra 5 yıl daha (bölüm 7) | Hukuki yükümlülük: açık rızanızın ve bu metnin sunulduğunun ispatı; meşru menfaat: Kullanım Koşulları'nı kabul ettiğinizin ve iznin kanıtı; hesabınızı sildikten sonra: bir hakkın tesisi, kullanılması ya da korunması |
| Destek mesajları ve yapay zekâ cevabı geri bildirimleri (adınız, e-posta adresiniz, hesap kimliğiniz ve mesajınız; geri bildirimde seçtiğiniz seçenek — faydalı, yanlış ya da zararlı — geldiği ekran ve belgenin kimliği; cevabın metni hiçbir zaman gönderilmez) | Talebinizi cevaplamak ve yapay zekâ sonuçlarının kalitesini izlemek | Destek e-posta kutumuz (Google Workspace) | Talebinizle ilgili son yazışmadan sonra 12 ay; izleyen aylık temizlikte silinir | Meşru menfaat ve sözleşmenin ifası |
| Uygulama günlükleri (hesap ve çalışma alanı kimlikleri, kısmen maskelenmiş e-posta adresleri, IP adresiniz gibi istek bilgileri) | Hataları bulmak ve güvenlik olaylarını incelemek | Günlük kaydı hizmetimiz | 30 gün | Meşru menfaat: güvenlik ve hataların giderilmesi |
| İstediğiniz indirme arşivleri (belgelerinizin ZIP'i) ve yüklenmekte olan dosyalar | İstediğiniz indirmeyi hazırlamak ve yüklemeyi tamamlamak | Dosya depolamamız | 1 gün; indirme bağlantısı 30 dakika çalışır | Sözleşmenin ifası |
| Bekleyen hesap silme talebi (e-posta adresi) | Silme talebinizi size onaylatmak ve tamamlamak | Veritabanımız | 30 dakika; silmeden sonra e-posta adresi içermeyen bir işaret 7 gün | Sözleşmenin ifası |
| Uygulamanın cihazınızda (web sürümünde tarayıcınızın yerel depolamasında) tuttuğu veriler: oturumunuz, ayarlarınız, açtığınız belgelerin geçici kopyaları, güvenilen cihaz jetonu ve yapay zekâ veri paylaşım izni. Web sürümünde, bir isteğin gerçek bir tarayıcıdan geldiğini denetleyen Google reCAPTCHA kendi çerezini yerleştirir. Reklam ya da analitik çerezi kullanmayız | Oturumunuzu ve ayarlarınızı hatırlamak, uygulamayı hızlı açmak ve isteklerin gerçek bir tarayıcıdan geldiğini denetlemek | Cihazınız ya da tarayıcınız | Çıkış yapana ya da uygulamanın verilerini silene kadar. Güvenilen cihaz jetonu (süresi dolana ya da cihazı kaldırana kadar) ve yapay zekâ izni (Profil > Yasal bölümünden geri alana kadar) çıkıştan sonra da durur | Sözleşmenin ifası; meşru menfaat: hesap güvenliği |
| Uygulamadaki Google Firebase yazılımının Google'a gönderdiği teşhis verisi: yazılım sürümü, istemci türü, hangi hizmetin çağrıldığı ve nasıl çalıştığı. Hesabınıza bağlanmaz ve sizi izlemek için kullanılmaz | Google'ın, yazılımının doğru çalıştığını izlemesi | Biz saklamayız; süreler Google'ın yayımladığı beyanlardadır | Meşru menfaat: hizmetin işletilmesi |
Bu verileri sizden (girdikleriniz ve yükledikleriniz), cihazınızdan ve uygulamadan (teknik veriler ve kullanım verileri), seçtiğiniz giriş sağlayıcısından (Apple, Google ya da Microsoft) ve satın almalarınız için, web sitemizden satın alırsanız Paddle'dan, App Store ya da Google Play'den satın alırsanız Apple'dan ya da Google'dan toplarız.
Toplama yöntemi: bu veriler uygulama ve web sitemiz üzerinden, elektronik ortamda, tamamen ya da kısmen otomatik yollarla toplanır.
Tablodaki hukuki sebeplerin 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu'ndaki (KVKK) ve, size uygulanıyorsa, AB Genel Veri Koruma Tüzüğü'ndeki (GDPR) karşılıkları şunlardır: sözleşmenin kurulması ya da ifası, kurulmasından önceki adımlar dâhil — KVKK madde 5/2-c, GDPR madde 6/1-b; hukuki yükümlülük — KVKK madde 5/2-ç, GDPR madde 6/1-c; bir hakkın tesisi, kullanılması ya da korunması — KVKK madde 5/2-e, GDPR madde 6/1-f ve 17/3-e; meşru menfaat — KVKK madde 5/2-f, GDPR madde 6/1-f; özel nitelikli veriler için açık rıza — KVKK madde 6/3-a, GDPR madde 9/2-a.
Hesap açmak ve hizmeti kullanmak için e-posta adresiniz ve giriş bilgileriniz gereklidir; bunları vermezseniz hesap açılamaz. Belge yüklemek sizin seçiminizdir. Açık rıza isteğe bağlıdır; vermemeniz hesabınızı ve diğer belgelerinizi etkilemez (bölüm 5).
Kart ya da ödeme bilgisi toplamıyoruz. Web sitemizden yapılan satın almanın satıcısı, yetkili satıcımız Paddle'dır: e-posta adresinizi, fatura bilgilerinizi ve ödeme bilgilerinizi ödeme ekranında doğrudan Paddle'a verirsiniz, kart bilgilerinizi biz hiç görmeyiz. Paddle'a bizden yalnız hesap kimliğinizi içeren satın alma kimliğiniz ve satın aldığınız ürün gider. Web sürümünde satın alma ekranını açtığınızda fiyatlar ve ödeme ekranı Paddle'dan yüklenir: tarayıcınız Paddle'a bağlanır, Paddle IP adresinizi görür ve fiyatı ve vergiyi bulunduğunuz ülkeye göre belirler; satın alma ekranını açmadıkça uygulama Paddle'a bağlanmaz. App Store ya da Google Play'den yapılan satın alma, Apple ya da Google tarafından kendi mağazasında işlenir. Satın almayı hesabınıza uygulamak için uygulama, mağazaya hesabınızdan türettiğimiz rastgele bir satın alma jetonu verir; jeton hesap kimliğinizi içermez ve ona geri çevrilemez. Mağaza jetonu satın almayla birlikte geri verir; sunucumuz da ardından satın almayı ve durumunu (yenileme, iade ya da iptal) Apple'ın ya da Google'ın sunucusuna doğrulatır.
Şunlar Google Cloud üzerinde, Avrupa Birliği'nde bulunur: veritabanımız, dosya depolamamız, sunucu fonksiyonlarımız, belge dönüştürme, sesi metne dökme ve iç raporlama arşivimiz ile ondan üretilen raporlar.
Metin tanıma ve yapay zekâ özellikleri de Avrupa Birliği'ndeki uçlarda çalışır:
DocuLiq'in özellikleri bu yapay zekâ hizmetleri üzerine kuruludur. Giriş yaptıktan sonra uygulamanın gösterdiği ilk ekran bunu size söyler ve o ekrandaki bir düğmeyle üç şeyi birlikte yaparsınız: belge içeriğinizin (dosya metni, sayfa görüntüleri ve ses kayıtları; içlerindeki kişisel veriler dâhil) ve sorularınızın bu hizmetlere (Vertex AI üzerinde Gemini, Cloud Vision ve Speech-to-Text) gönderilmesine izin verir, Kullanım Koşulları'nı kabul eder ve yaşınızı beyan edersiniz. Bu izin, Kullanım Koşulları kapsamında sunduğumuz hizmetin bir parçasıdır; bir açık rıza değildir ve özel nitelikli veriler için aynı ekranda, düğmenin üstünde kendi anahtarı bulunan ayrı açık rızanın (bölüm 5) yerine geçmez. Bu metin ve Yapay Zekâ Bildirimi o ekranda bilgilendirme amacıyla bağlantı olarak yer alır; bunları kabul etmeniz istenmez. Düğmeye dokunana kadar uygulama açılmaz ve bu hizmetlere hiçbir şey göndermez; o ekrandan yalnız çıkış yapabilir ya da hesabınızı silebilirsiniz (Kullanım Koşulları, bölüm 3).
Bu ekran hesabınız için her cihazda bir kez gösterilir ve cihaz, izni çıkış yaptıktan sonra da hatırlar. Kullanım Koşulları'nın yeni bir sürümü yürürlüğe girdiğinde, bir yapay zekâ hizmeti ya da alıcı eklediğimizde veya bu hizmetlere yeni bir veri türü göndermeye başladığımızda ve izni geri aldığınızda yeniden gösterilir. İzni dilediğiniz zaman Profil > Yasal bölümünden geri alabilirsiniz: o andan itibaren uygulama o cihazdan metin tanıma, sesi metne dökme ya da yapay zekâ isteği başlatmaz ve siz yeniden izin verene kadar orada açılmaz. Önceden gönderilmiş bir istek yine de tamamlanabilir.
Sistemlerimiz belgelerinizin kendisini — dosyasını, çıkarılan metnini, sayfa görüntülerini ve ses kayıtlarını — Avrupa Birliği dışına göndermez. Üç istisna vardır:
Bazı işlemler hâlâ Avrupa Birliği dışında gerçekleşir:
Türkiye'de kuruluyuz ve bu sistemlerin hiçbiri Türkiye'de değildir. Verileriniz bu yüzden bu sistemlerde, Türkiye dışında saklanır ve işlenir: Avrupa Birliği'nde ve yukarıda sayılan hizmetlerde Amerika Birleşik Devletleri'nde ya da sağlayıcının küresel hizmetinin çalıştığı yerde. Türkiye'deki tek işleme, yukarıda anlatılan, verilerinize kendi erişimimizdir.
Bizim adımıza veri işleyen hizmet sağlayıcılarla çalışıyoruz: Google (bulut altyapısı, kimlik doğrulama, yapay zekâ, metin tanıma, sesi metne dökme, size gönderdiğimiz e-postalar ve destek e-posta kutusu, günlükler, web barındırma). Yetkili satıcımız Paddle, web sitemizden yaptığınız satın almayı, ona verdiğiniz bilgileri ve bizden aldığı satın alma kimliğinizi kendi şartları altında, bağımsız veri sorumlusu olarak işler ve bize satın alma, abonelik ve iade olaylarını bildirir; Paddle'daki verilerinize ilişkin haklarınızı Paddle'ın gizlilik bildirimindeki yoldan kullanırsınız. Apple ve Google, mağaza satın almalarınızı kendi şartları altında bağımsız veri sorumlusu olarak işler; bizden yalnız bölüm 2'de anlatılan satın alma jetonunu alırlar ve sunucumuz onlara yalnız kendi mağazalarında yapılmış bir satın almayı sorar. iOS, Android ve macOS'ta uygulama, hiç satın alma yapmasanız da açılışta cihazınızın mağazasından fiyatları ister; bu istek cihazınızdan Apple'a ya da Google'a gider. Apple, Google ya da Microsoft ile giriş yaparsanız, o sağlayıcı kimliğinizi, kendisindeki hesabınız üzerinden ve kendi şartları altında, bağımsız veri sorumlusu olarak doğrular; Apple'ın "E-Postamı Gizle" özelliğinde size gönderdiğimiz e-postalar Apple'ın aktarma hizmetinden geçer. Cihaz ve tarayıcı bütünlüğü denetimlerini (App Check) Apple ve Google, web'de Google reCAPTCHA yapar. Belge dönüştürme kendi altyapımızda çalışır.
Google, bölüm 3'te adı geçen bulut hizmetlerini ve e-posta hizmetimizi (gönderici hesabı ve destek e-posta kutusu) Google Cloud Veri İşleme Eki (Cloud Data Processing Addendum) kapsamında sunar; bu ek Google'ı verilerinize bu metinde anlatılanla aynı ya da eşdeğer korumayı sağlamakla yükümlü kılar.
Google'ın yapay zekâ girdileriyle ne yaptığı: Google, Vertex AI belgelerinde, Gemini modellerine gönderilen içeriği müşterinin izni ya da talimatı olmadan modellerini eğitmek ya da ince ayarlamak için kullanmadığını belirtir. Google, daha hızlı cevap vermek için girdileri ve sonuçları en çok 24 saat bellekte tutabilir. Google'ın otomatik güvenlik sistemleri bir isteği hizmetinin olası kötüye kullanımı olarak işaretlerse, Google o isteği aynı bölgede en çok 90 gün kayda alabilir ve yetkili Google çalışanları onu inceleyebilir.
DocuLiq hesabınızı sildiğinizde hesabınızla mağaza satın almalarınız arasındaki bağı da sileriz; App Store ya da Google Play'den alınmış abonelik hesap silmeyle sona ermez, onu mağazada yönetirsiniz. Web sitemizden alınmış aboneliğinizi Paddle'da iptal ederiz; Paddle, satıcı olarak kendi satış ve fatura kayıtlarını kendi şartları altında tutmaya devam eder.
Verilerinizi satmıyoruz. DocuLiq üçüncü taraf analitik ya da reklam SDK'sı içermez, reklam göstermez, reklam kimliği kullanmaz ve sizi başka şirketlerin uygulamalarında ya da sitelerinde izlemez. Pazarlama ölçümü yapmaz: hesabınızın hangi kampanyadan ya da mağaza bağlantısından geldiğini kaydetmez.
Verilerinizi nasıl koruyoruz: uygulama ile sistemlerimiz arasındaki bağlantılar şifrelidir; Google Cloud bizim için sakladığı veriyi şifreler; belgelere erişim çalışma alanındaki rolünüze göre belirlenir; henüz güvenmediğimiz bir cihazdan yapılan giriş, e-posta adresinize gönderilen bir kodla doğrulanır; bir bütünlük denetimi (App Check) isteklerin uygulamanın gerçek bir kopyasından geldiğini doğrulamaya yardım eder; belge adları ve içerikleri günlüklerimize hiçbir zaman yazılmaz.
Bir ekip çalışma alanına eklediğiniz belgeler ve içerik o alanın diğer üyelerine görünür. Uygulama bunu bir ekip çalışma alanına ilk yüklemenizden önce söyler; bir çalışma alanına katılma daveti de aynısını söyler.
Veri sorumlusu kimdir: hesabınız, kullanım ve satın alma kayıtlarınız ve bölüm 2'de sayılan güvenlik kayıtları için veri sorumlusu biziz. Belgeler çoğu zaman, bir sözleşmenin karşı tarafı gibi, başka kişilerin kişisel verilerini içerir. DocuLiq'i özel amaçla kullanıyorsanız bu veriler için de veri sorumlusu biziz: başka kişilere ait olağan kişisel verileri, istediğiniz hizmeti sunmaktaki meşru menfaatimiz sebebiyle, özel nitelikli verilerini ise bölüm 5'te adı geçen hukuki sebeple işleriz. DocuLiq'i mesleki ya da ticari sıfatla kullanıyorsanız bu veriler için veri sorumlusu sizsiniz ve biz onları her çalışma alanında sizin adınıza, veri işleyeniniz olarak işleriz (Kullanım Koşulları, bölüm 11). Ekip çalışma alanında veri sorumlusu, hangi belgelerin tutulacağına ve kimin göreceğine karar veren çalışma alanı sahibidir.
Hukuk bazı kişisel verilere özel koruma tanır ("özel nitelikli kişisel veriler"): sağlık, ceza mahkûmiyeti ve güvenlik tedbirleri, ırk, etnik köken, siyasi düşünce, felsefi inanç, din, mezhep ya da diğer inançlar, kılık ve kıyafet, dernek, vakıf ya da sendika üyeliği, cinsel hayat ile biyometrik ve genetik veriler. Böyle veri içeren belgeleri yüklemek zorunda değilsiniz.
DocuLiq bu türden kendi verilerinizi ayrı, isteğe bağlı tek bir açık rızaya (Açık Rıza Metni) dayanarak işler. Rıza her özel nitelikli veri türünü ve her adımı kapsar: belgenin saklanması, metin tanıma (Cloud Vision), sesin metne dökülmesi (Speech-to-Text) ve yapay zekâ özellikleri (Vertex AI üzerinde Gemini). Rızayı, giriş yaptıktan sonra uygulamanın gösterdiği ilk ekranda, düğmenin üstünde ve Profil > Yasal bölümünde bulunan açık rıza anahtarıyla verirsiniz. Siz açmadıysanız anahtar kapalıdır. İlk ekrandaki düğme, anahtar açık da olsa kapalı da olsa aynı şekilde çalışır ve kapalı bıraktığınız anahtar kaydedilmez. Uygulama, belge yüklenmeden önce ayrıca sormaz. Anahtarı istediğiniz zaman Profil > Yasal bölümünden açıp kapatabilirsiniz; değişiklik hemen geçerli olur. Rıza yalnız metnin yürürlükteki sürümü için sayılır; yeni bir sürüm yürürlüğe girdiğinde anahtar kapalıya döner ve rızanın yeniden verilmesi gerekir. Yeni sürüm yalnız yapay zekâ özelliklerini durdurur: verdiğiniz ve geri çekmediğiniz rıza, belgelerinizin saklanmasını kapsamaya devam eder; belgeleriniz bu sebeple silinmez.
Başkalarına ait veriler: anahtar onlar adına verilmiş bir rıza değildir. DocuLiq'i özel amaçla kullanıyorsanız ve yüklediğiniz bir belge başka bir kişiye ait özel nitelikli veri içeriyorsa (örneğin bir aile üyesinin sağlık raporu), bu verileri o kişinin sizin aracılığınızla verdiği kendi açık rızasına ya da sizin onun yasal temsilcisi olmanıza (örneğin bir çocuğun velisi ya da vasisi) dayanarak işleriz. Anahtarı açarak bu iki durumdan birinin gerçekleştiğini beyan edersiniz; bunu Kullanım Koşulları'nda (bölüm 4) da beyan edersiniz. Bu olmadan böyle belgeleri yüklemeyin. Mesleki ya da ticari sıfatla hareket ediyorsanız (örneğin avukatları ya da mali müşavirleri olarak) bu veriler için veri sorumlusu sizsiniz ve hukuki sebebini siz belirlersiniz; anahtarı açtığınızda bize bu verileri sizin adınıza, veri işleyeniniz olarak işleme talimatı vermiş olursunuz (Kullanım Koşulları, bölüm 11).
Anahtar kapalıyken böyle belgeleri yüklemeyin ve bir çalışma alanına belge eklemeyen araçları (Araçlar'daki metin tanıma, sesi metne dökme ve çeviri ya da sohbetteki geçici belge gibi) bu belgelerde kullanmayın; anahtar bu araçlar için de geçerlidir. DocuLiq bir belgeyi eline geçmeden denetleyemez: saklama, metin tanıma ve sesin metne dökülmesi önce gelir. Ardından otomatik bir denetim çıkarılan metni okur. Bu denetim yapay zekâ kullanmaz. Yalnız sağlık ve adli sicil belgelerini, yalnız DocuLiq'in desteklediği belge dillerinde tanır ve bir belgeyi kaçırabilir. Böyle bir belgeyi yine de yüklerseniz belge önce diğer belgeler gibi saklanır ve metni çıkarılır. Denetim belgeyi tanıdığında o belge için yapay zekâ özellikleri (özet, risk incelemesi, bilgi çıkarımı, sohbet, çeviri ve hatırlatıcı önerilerinin yapay zekâ adımı) kapalı kalır ve belge açık rıza olmadan saklanamaz: izleyen günlük denetimde belgeyi yükleyene ve çalışma alanının sahibi ile yöneticilerine e-posta göndeririz, uygulama da belgenin silineceği tarihi gösterir. Bu bildirimden 7 gün sonra, izleyen günlük temizlikte belge, çıkarılan metni, analiz sonuçları, hatırlatıcıları, görevleri ve notlarıyla birlikte kalıcı olarak silinir. O tarihe kadar belgeyi indirebilir, dışa aktarabilir ya da kendiniz silebilirsiniz; belgeyi yükleyen kişi anahtarı açarsa belge silinmez. E-posta belgenin adını yazmaz. Denetim diğer özel nitelikli veri türlerini tanımaz: böyle bir belge diğer belgeler gibi işlem görür; anahtar kapalıyken onları yüklememek sizin sorumluluğunuzdadır (Kullanım Koşulları, bölüm 4).
Ekip çalışma alanında yapay zekâ özelliğini çalıştıran üyenin değil, belgeyi yükleyen üyenin anahtarı esas alınır. Yükleyenin anahtarı kapalıysa ya da yükleyen hesabını sildiyse, tanınan bir belgede yapay zekâ özellikleri bütün üyeler için kapalı kalır. Bunu yalnız yükleyen, Profil > Yasal bölümünde anahtarı açarak değiştirebilir; açmazsa belge yukarıda anlatılan sürede silinir. Yükleyen hesabını sildiyse belgeyi saklamanın yolu, süre dolmadan onu dışa aktarmak ve rızası olan bir üyenin yeniden yüklemesidir. Yükleyen anahtarı açtıktan sonra diğer üyelerin yükleyeni beklemesi gerekmez: çalışma alanının sahibi ya da bir yöneticisi belgenin analizini yeniden başlatabilir; belgenin özeti, risk incelemesi ve bilgi çıkarımı o zaman üretilir. Saklanan bir belge olmayan metinde (geçici belge ya da çeviri için yazdığınız metin) sizin anahtarınız esas alınır.
Yükleyeninin anahtarı kapalı olan, tanınan bir belgede hatırlatıcı e-postası ne belgenin ne de hatırlatıcının adını yazar: yalnız bir hatırlatıcının vadesinin geldiğini, tarihini ve çalışma alanını söyler.
Rızanızı istediğiniz zaman Profil > Yasal bölümünde anahtarı kapatarak geri çekebilirsiniz. O andan itibaren, yüklediğiniz tanınan belgelerde yapay zekâ özellikleri durur ve bu belgeler artık saklanamaz: izleyen günlük denetimde size e-posta göndeririz ve bildirimden 7 gün sonra, izleyen günlük temizlikte, önceden üretilmiş sonuçlarıyla birlikte silinirler. O tarihe kadar onları indirebilir ya da dışa aktarabilirsiniz; anahtarı yeniden açarsanız silinmezler. Geri çekme, ondan önce yapılmış işlemeyi etkilemez.
DocuLiq belgelerinizi otomatik olarak inceler ve tarih, yükümlülük ve risk skoru gibi bulguları sizin kontrol etmeniz için listeler. Bu sonuçlar hakkınızda hukuki sonuç doğuran bir karar üretmez. Hukuki, mali ya da tıbbi danışmanlık değildir ve belgenin tamamının okunmasının yerine geçmez.
Bir belgeyi kalıcı olarak sildiğinizde dosyası, türeyen içeriği, bölüm vektörleri ve bağlı hatırlatıcı, görev ve notları silinir. Silinen dosyalar depolamamızın kurtarma alanında en çok 30 gün, veritabanı yedeklerinde en çok 28 gün kalır. Belgenin içeriğini taşımayan kayıtları bir süre daha tutulur: yapay zekâ maliyet kayıtları ve hatırlatıcı teslim kayıtları 90 gün, çalışma alanının işlem kaydındaki satırı en çok 365 gün.
Hesabınızı uygulamadan ya da hesabınızın doğrulanmış e-posta adresinden bize yazarak silersiniz; iki yolda da silmeyi o adrese e-postayla gönderdiğimiz bağlantıyla onaylarsınız ve bağlantıyı açmadıkça hiçbir şey silinmez. Ardından hesabınız, kişisel çalışma alanınız, dosyalarınız, türeyen içerik, cihazlarınız ve tercihleriniz silinir, kullanmadığınız dosya hakkı paketleri sona erer. Sahibi olduğunuz ekip çalışma alanları da, diğer üyelerin eklediği belgelerle birlikte silinir. Hesabınızla mağaza satın almalarınız arasındaki bağ da silinir; aynı mağaza satın alması sonra yeni bir hesapta geri yüklenebilir; web sitemizden alınmış aboneliğiniz Paddle'da iptal edilir, Paddle'ın kendi satış ve fatura kayıtları Paddle'da kalır. Şunlar sınırlı bir süre kalır:
İki şeyin belirli bir süresi yoktur. Sahibi olmadığınız ekip çalışma alanlarına eklediğiniz belgeler, görevler, notlar, hatırlatıcılar ve liste öğeleri, o çalışma alanı onları tuttuğu sürece orada kalır ve ekleyen olarak hesap kimliğinizi taşır (Kullanım Koşulları, bölüm 4). Bir istisnası vardır: bu belgelerden sağlık ya da adli sicil belgesi olarak tanınanlar, onları saklamanın dayanağı olan açık rızanız hesabınızla birlikte sona erdiği için, çalışma alanının sahibine ve yöneticilerine yapılan bildirimden 7 gün sonra silinir (bölüm 5). Silmeyi başlattığınız cihazda güvenilen cihaz jetonu ve yapay zekâ izni işareti de silinir; diğer cihazlarınızda uygulamanın verilerini silene kadar durur. İkisi de hesabınızı adıyla göstermez.
Hesabınızı silmek, App Store ya da Google Play üzerinden alınmış bir aboneliği iptal etmez; aboneliği o mağazanın hesap ayarlarından iptal edin. Uygulama bunu hesabınızı silmeden önce söyler.
Ücretli bir abonelik sona erer ve yenilenmezse, ödenmiş dönemin sonunda kişisel çalışma alanı Free sınırlarına düşer ve bu sınırlar içinde çalışmaya devam eder; ekip çalışma alanında yalnız sahibin erişimi sürer, belgeler açılıp dışa aktarılabilir ama yeni yükleme ve yapay zekâ özellikleri çalışmaz. Ekip çalışma alanı ve Free depolama sınırını aşan kişisel çalışma alanı ardından 60 günlük bir saklama süresine girer; bu sürede dosyalarınızı dışa aktarabilirsiniz, bir şey silinmeden önce çalışma alanının sahibine ve yöneticilerine e-posta göndeririz ve uygulama tarihi gösterir. Bu 60 günün sonunda böyle bir ekip çalışma alanı bütün belgeleriyle birlikte, böyle bir kişisel çalışma alanındaki bütün belgeler de kalıcı olarak silinir; Free sınırı içindeki kişisel çalışma alanı boşaltılmaz ve hesabınız kalır.
Free planda hesabınıza 180 gün giriş yapmazsanız sizi e-postayla uyarırız; ilk uyarıdan 30 gün sonra, izleyen günlük temizlikte, kişisel çalışma alanınızdaki bütün belgeler oradaki hatırlatıcı, görev, not ve listelerle birlikte kalıcı olarak silinir. Bu süre içinde giriş yapmanız silmeyi durdurur. Hesabınız silinmez. Bunun için kimlik doğrulama hizmetimizin tuttuğu son giriş ve son oturum yenileme zamanınıza bakarız ve uyarı tarihlerini veritabanımızda tutarız; bu tarihler, giriş yapmanızı izleyen ilk kontrolde ya da silme tamamlandığında kaldırılır. Bu işleme, kullanılmayan hesaplardaki belgeleri süresiz saklamamaktaki meşru menfaatimize dayanır.
Kişisel çalışma alanınız bu iki yoldan biriyle boşaltıldığında belgelerinizin dosyaları, önizlemeleri, türeyen içerik, bölüm vektörleri, belge tercihleriniz, oradaki hatırlatıcı, görev, not ve listeler, bir saatten uzun süredir yüklenmeyi bekleyen dosyalar, o çalışma alanının dışa aktarma arşivleri ve kayıtlı istek sonuçları birlikte silinir. Son bir saat içinde gönderdiğiniz ve işlenmesi süren dosyalar, süren işiniz yarıda kesilmesin diye bu silmenin dışında kalır; en geç 1 gün içinde kendiliğinden silinir. Çalışma alanının kendisi ve belgelerinizin içeriğini taşımayan şu kayıtlar kalır:
Hizmeti işletmek, ödeme yapan kullanıcıya kendi kullanımını göstermek, kotaları adil boyutlandırmak, kötüye kullanımı durdurmak, ürünün nasıl kullanıldığını anlayıp onu geliştirmek, büyümeyi ve kullanıcıların geri dönüşünü ölçmek için uygulamada hangi işlemleri kaç kez ve ne zaman yaptığınızı kaydederiz; kayıt, sonucu (tamamlandı, reddedildi ya da başarısız, koduyla), sayfa sayısı, dosya boyutu, süre, hedef dil, yükleme kaynağı ve yapay zekâ modeli gibi teknik ayrıntıları, platformunuzu, uygulama sürümünüzü, bir oturum kimliğini ve hesap ile çalışma alanı kimliğinizi de taşır.
Bu kullanım kayıtlarına belge içeriği ya da dosya adı asla yazılmaz. Bir belge orada yalnız çalışma alanı ve belge kimliklerinden türetilen takma bir kod olarak görünür.
Bu kayıtlar yalnız toplam olarak değil, hesap başına tutulur. Onlardan, her hesap kimliği için günlük kullanımını, üründeki ilk adımlarını ve etkin olduğu ayları gösteren raporlar üretiriz. Hesabınızı sildiğinizde raporlar kimliğinizi yaklaşık 25 saat içinde siler (bölüm 7).
Bir ekip çalışma alanında üye başına kullanımı yalnız çalışma alanının sahibi görür.
6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu'nun 11. maddesi uyarınca: kişisel verilerinizin işlenip işlenmediğini öğrenme; işlenmişse buna ilişkin bilgi isteme; işlenme amacını ve amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme; yurt içinde ya da yurt dışında aktarıldığı üçüncü kişileri bilme; eksik ya da yanlış işlenmişse düzeltilmesini isteme; silinmesini ya da yok edilmesini isteme; düzeltme ve silme işlemlerinin verinin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme; verilerinizin yalnız otomatik sistemlerle analiz edilmesiyle aleyhinize bir sonucun çıkmasına itiraz etme; hukuka aykırı işleme yüzünden zarara uğrarsanız zararın giderilmesini isteme haklarına sahipsiniz.
AB Genel Veri Koruma Tüzüğü ya da Birleşik Krallık GDPR'ı size uygulanıyorsa (madde 15–22): verilerinize erişme ve bir kopyasını alma, düzeltilmesini ya da silinmesini isteme, işlenmesini kısıtlatma, taşınabilir biçimde alma, işlenmesine itiraz etme, hukuki ya da benzer ölçüde önemli sonuç doğuran ve yalnız otomatik işlemeye dayanan bir karara tabi olmama ve verdiğiniz rızayı, önceki işlemeyi etkilemeden, istediğiniz zaman geri çekme haklarına sahipsiniz.
İtiraz hakkınız: meşru menfaatimize dayandırdığımız her işlemeye (bölüm 2 bunları adıyla gösterir) kendi durumunuza ilişkin sebeplerle dilediğiniz zaman itiraz edebilirsiniz. support@doculiq.com adresine yazın; 30 gün içinde cevap veririz. GDPR ya da Birleşik Krallık GDPR'ı uygulanıyorsa, menfaatlerinize ağır basan zorunlu bir sebep yoksa ve veriye hukuki talepler için ihtiyaç yoksa o işlemeyi durdurmak zorundayız.
Uygulamada belgelerinizi silebilir, hesabınızı silebilir ve verilerinizin bir kopyasını isteyebilirsiniz (Profil > Yasal). İlk ekran gösterilirken (bölüm 3) uygulama kapalıdır: o ekrandan çıkış yapabilir ya da hesabınızı silebilirsiniz; o durumda verilerinizin kopyası için hesabınızın doğrulanmış e-posta adresinden support@doculiq.com adresine yazın, kopyayı o adrese iletiriz. Diğer talepleriniz için support@doculiq.com adresine, hesabınıza kayıtlı e-posta adresinden yazın; başvurunuzu yazılı olarak bölüm 1'deki adresimize de gönderebilirsiniz. Talebinize en geç 30 gün içinde (KVKK madde 13; GDPR kapsamında bir ay içinde) cevap veririz.
Şikâyetinizi önce bize, support@doculiq.com adresine iletebilirsiniz. Ayrıca şu makamlara şikâyette bulunabilirsiniz: Türkiye'de Kişisel Verileri Koruma Kurulu; AB/AEA'da yaşadığınız, çalıştığınız ya da ihlalin gerçekleştiğini düşündüğünüz ülkenin denetim makamı; Birleşik Krallık'ta Information Commission (ICO); İsviçre'de Federal Veri Koruma ve Bilgi Komiseri (FDPIC).
Bu metin değiştiğinde yeni bir sürüm yayımlar ve uygulamada size sunarız; onu kabul etmeniz istenmez, kapatıp devam edebilirsiniz. Hangi sürümün size ne zaman sunulduğunun kaydını tutarız.